TITULO III. ADMINISTRACION DEL EJERCICIO
139. La DGRMS y las unidades administrativas actuarán en el marco de corresponsabilidad del gasto, tanto en materia de adquisiciones, como en la contratación de arrendamientos, de servicios y de obra pública que efectúe la primera, con cargo al presupuesto asignado a las propias unidades administrativas.
140. Las unidades administrativas no podrán efectuar adquisiciones o nuevos arrendamientos de bienes inmuebles; de mobiliario y equipo; de vehículos terrestres, aéreos y marítimos, con excepción de las erogaciones estrictamente indispensables para el cumplimiento de sus objetivos.
141. Las unidades administrativas llevarán una cuidadosa planeación y programación de los bienes y servicios que requieran para el puntual y correcto cumplimiento de los programas y servicios educativos que tienen encomendados, de tal forma que sus requerimientos y solicitudes ante la DGRMS se efectúen con la debida oportunidad, dentro de los plazos y términos que ésta fije.
Previamente a la presentación de cualquier requerimiento a la DGRMS de bienes de consumo o instrumentales, las unidades administrativas deberán verificar y reportar sus existencias en almacén, a fin de evitar su obsolescencia, caducidad o pérdida de garantía y de asegurar su óptimo aprovechamiento.
142. La DGRMS por conducto de la Dirección de Adquisiciones en su carácter de Secretaría Ejecutiva del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, proveerá lo necesario a efecto de que dicho Comité sesione dos veces cada mes, con el objeto de atender oportunamente los requerimientos de bienes y servicios de las unidades administrativas que en términos de las disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, deban someterse a la consideración y dictamen de este órgano colegiado, el calendario de sesiones aprobado por dicho comité para el año 2001, se presenta en el anexo 6.
Las unidades administrativas serán responsables de presentar con una antelación de cuando menos 8 días hábiles a la fecha en que vaya a sesionar el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios los requerimientos de bienes y servicios referidos en el párrafo anterior, acompañados de los dictámenes técnicos, características, especificaciones y demás información que determine la DGRMS, conforme a la naturaleza de la operación que pretenda realizarse.
143. Los pedidos o contratos de adquisiciones y los de arrendamientos, obra pública, servicios generales y demás de naturaleza similar afectarán el presupuesto autorizado de las unidades administrativas correspondientes y deberán estar suscritos por el Director General de Recursos Materiales y Servicios quien esta facultado para celebrar este tipo de actos de conformidad con el Acuerdo Secretarial No. 163.
Consecuentemente, las unidades administrativas antes de formular cualquier solicitud de bienes y servicios a la DGRMS, deberán verificar que cuenten con saldo disponible en la partida que reportará la erogación y tramitar ante la DGRF, en caso de ser necesario, las adecuaciones presupuestarias que se requieran para dotar de recursos a la partida que corresponda.
La DGRMS únicamente tramitará aquellas solicitudes que cuenten con suficiencia presupuestal.
144. Conforme corresponda, en todo pedido o contrato, además de observarse el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de las disposiciones legales aplicables, la DGRMS o las unidades administrativas serán responsables de señalar con toda claridad y precisión:
a) Las partes que intervienen, asentando su nombre, denominación o razón social, domicilio, registro federal de contribuyentes y demás datos que permitan su identificación y acreditar las facultades de quienes lo celebran.
b) La descripción de los bienes y/o servicios objeto del contrato o pedido; el importe total y en su caso, los montos parciales y sus precios unitarios. En aquellos que correspondan a varias unidades administrativas se identificará el monto a comprometer por cada una.
En los contratos o pedidos en los que por su naturaleza no pueda señalarse un importe determinado, deberán estipularse las bases para fijarlo.
c) La fecha o plazo de entrega de los bienes y servicios; los términos y condiciones conforme a los cuales se proporcionarán, así como la fecha en que será exigible la obligación de pago, cuidando que exista congruencia entre ambos aspectos.
d) Su vigencia misma que nunca será retroactiva a la fecha de suscripción del contrato.
e) La clave presupuestaria que reportará la erogación, la cual deberá tener saldo suficiente para cubrir el compromiso que se contrae y corresponder al ejercicio fiscal vigente. En ningún caso se deberán contraer obligaciones que vayan a ser cubiertas en años posteriores, salvo que se cuente con la autorización previa y expresa de la SHCP y se condicione la vigencia, para fines de su ejecución y pago, a la existencia y disponibilidad de la partida presupuestaria relativa.
f) En su caso, el número y fecha del Oficio de Liberación de Inversión.
g) El domicilio en que se efectuará el pago. En ningún caso deberá aceptarse la estipulación de pago en el domicilio del proveedor, prestador de servicios o contratista, ni en cualquier otro que no corresponda al de la TESOFE o al de la institución bancaria seleccionada por la SEP.
h) Las garantías que se otorgarán y su monto.
i) Los anticipos que se otorgarán, mismos que deberán sujetarse a los ordenamientos aplicables.
j) Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes, servicios o en la ejecución de obras.
k) Su fecha de suscripción.
145. Durante la ejecución de algún contrato o pedido la DGRMS y las unidades administrativas que tuvieren injerencia directa en ellos, deberán verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contraídas por los proveedores, prestadores de servicios y contratistas.
146. Las unidades administrativas deberán comunicar a la DGRMS del incumplimiento o irregularidades que adviertan en la ejecución de contratos o pedidos, a efecto de que dicha Dirección General requiera a la empresa efectuar las correcciones que procedan, o aplique, en su caso, las penas convencionales. En estos casos, la DGRMS adoptará las medidas y acciones que correspondan, en términos de los propios contratos o pedidos y de las disposiciones aplicables.
147. Todo contrato o pedido así como cualquier cancelación total o parcial de los mismos deberá registrarse y verificarse en sus aspectos fiscales y presupuéstales por la propia Unidad Administrativa y por la DGRF, quien establecerá o cancelará el compromiso presupuestario.
148. Las modificaciones a los contratos o pedidos, en el plazo, precio o en cualquiera otra de sus estipulaciones, se sujetarán a lo dispuesto en las disposiciones aplicables en materia de adquisiciones y obras públicas, y demás ordenamientos aplicables, se harán por medio de un convenio o modificación de pedido que suscriban las mismas partes que intervinieron en su celebración, y se registrarán presupuestalmente por la DGRF.
149. Será responsabilidad directa de los Titulares y Coordinadores Administrativos el recibir bienes o servicios cuando no se observen las disposiciones contenidas en el presente Capítulo.
Dichos servidores públicos cuidarán que en ningún caso se rebase el importe de los contratos o pedidos que correspondan a la Unidad Administrativa de su adscripción, debiendo ajustarse a la cantidad que haya sido registrada y comprometida a cargo del presupuesto que tienen asignado.
150. Los bienes de consumo e instrumentales que no retiren las unidades administrativas en un plazo máximo de 30 días naturales contados a partir de la notificación de entrada al almacén que por escrito les comunique la DGRMS a través de su almacén central, causarán baja de los registros de dichas unidades para su reaprovechamiento.
Lo anterior con excepción de aquellos casos en que la DGRMS autorice su guarda, previa justificación que por escrito le formulen las unidades administrativas en la que se precise un plazo definido.
A la Dirección de Adquisiciones de la DGRMS corresponderá formalizar la reasignación de los bienes de consumo e instrumentales que no fueron retirados del almacén central en el plazo establecido.
151. Las unidades administrativas deberán dar de alta los bienes instrumentales en sus inventarios e informar a la DGRMS en un plazo máximo de 30 días naturales contados a partir de su recepción, los números de inventario asignado.
PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES (PANE)
152. El PANE tiene como propósitos fundamentales el reducir el costo de adquisición de los bienes de consumo a través de compras consolidadas y el obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad y uniformidad de los bienes, precio, oportunidad en la entrega y demás aspectos de naturaleza similar.
La DGRMS elaborará y entregará a las unidades administrativas a más tardar el día 20 de febrero, un cuadro básico de los bienes de consumo que serán objeto del PANE en el que se precisarán las características, especificaciones y demás datos relativos de dichos bienes.
El PANE se integrará con base en los requerimientos de los bienes de consumo comprendidos en el cuadro básico referido, que formulen las unidades administrativas a la DGRMS, siendo responsabilidad de esta última su instrumentación.
153. Con el objeto de que la DGRMS instrumente el PANE, la DGRF “congelará” el 80% de los recursos asignados a las unidades administrativas en las partidas que a continuación se indican:
a) 2101 “Materiales y Utiles de Oficina”.
b) 2102 “Material de Limpieza”.
c) 2103 “Material Didáctico”.
d) 2105 “Materiales y Utiles de Impresión y Reproducción”.
e) 2106 “Materiales y Utiles para el Procesamiento en Equipos y Bienes Informáticos”.
f) 2107 “Material para Información”
g) 2404 “Material Eléctrico y Electrónico”.
El presupuesto congelado para el PANE únicamente será afectado por la DGRMS, salvo los casos excepcionales que a solicitud expresa y plenamente justificada de las unidades administrativas autorice por escrito dicha Dirección General, o en aquellos casos en que la asignación autorizada para estas partidas sea muy reducido, lo que deberá acreditarse y justificarse fehacientemente.
El 20% de los recursos que no fueron congelados, podrán ser ejercidos por las unidades administrativas hasta por el limite establecido por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para las compras directas, o por la DGRMS previa requisición por parte de las citadas unidades, con el propósito de que no queden recursos ociosos.
Los recursos congelados que al último día hábil de agosto del ejercicio fiscal del año al que corresponda, no hayan sido comprometidos presupuestalmente a través de los contratos o pedidos respectivos serán liberados por la DGRF a fin de que las unidades administrativas provean lo necesario para su ejercicio con estricto apego en las disposiciones contenidas en este Manual y en los demás ordenamientos aplicables.
154. La DGRMS llevará a cabo las adquisiciones a través de los procedimientos de licitación pública o de invitación a cuando menos tres personas, con sujeción a la disponibilidad de recursos y a los calendarios de pago autorizados en el presupuesto. En tal virtud, las unidades administrativas una vez efectuada, en su caso, la reprogramación de recursos referida en el numeral 37 del Capítulo 1 “Preparación del Ejercicio” de este Título deberán entregar a la DGRMS sus requerimientos anuales estimados por cuatrimestre, a más tardar el 15 de marzo del año al que corresponda.
PROGRAMA ANUAL DE INVERSION (PAI)
156. El PAI obedece a los mismos propósitos enunciados para el PANE respecto de la adquisición de bienes de capital o de inversión.
157. Los recursos asignados al Capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” quedarán concentrados en la DGRMS en su totalidad; sus artículos deberán estar especificados en el PAI autorizado para el año al que corresponda. La adquisición de vehículos sólo se realizará para la sustitución de vehículos siniestrados, por la ampliación de las operaciones y cuando por las condiciones que guarden se haga oneroso el gasto de mantenimiento.
Las adquisiciones de mobiliario y equipo de administración, se sujetarán a lo dispuesto en el numeral 396, del Capítulo 9 "Disposiciones de Productividad, Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria", de este Manual.
158. A más tardar el último día hábil del mes de enero la DGRF comunicará a las unidades administrativas el presupuesto autorizado en el Capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” y su distribución así como, a través de diskette, los formatos a utilizar incluyendo el de “Oficio de Liberación de Inversión”, los cuales una vez requisitados deberán remitirse a la DGRF a más tardar el 15 de febrero del año al que corresponda.
159. La DGRF, con base en la información proporcionada por las unidades administrativas formulará y someterá a la consideración del C. Oficial Mayor el PAI de la SEP, haciendo llegar copia de estos últimos a la DGRMS y a las propias unidades administrativas.
160. La solicitud del Programa de Bienes de Inversión, así como sus anexos técnicos de especificaciones, deberán hacerse llegar a la DGRMS por parte de las unidades administrativas, a más tardar el 15 de marzo del año al que corresponda, de conformidad con el presupuesto autorizado y a lo solicitado en los oficios de liberación de inversión que al efecto formularon.
En un término que no excederá de 15 días naturales contados a partir de la fecha de recepción de los oficios de liberación de inversión aprobados por el Oficial Mayor que les envíe la DGRF, a los Titulares de las unidades administrativas remitirán a la DGRMS la requisición de compra de los bienes autorizados acompañando copia del oficio de autorización de inversión respectiva.
La DGRMS, con base en los requerimientos de las unidades administrativas y en los oficios de liberación de inversión aprobados por el Oficial Mayor llevará a cabo las adquisiciones relativas a través de los procedimientos de licitación pública o de invitación restringida.
161. Las adquisiciones fuera de programa que soliciten las unidades administrativas a la DGRMS corresponderán a los bienes de consumo no comprendidos en el cuadro básico referido en el numeral 153 de este Capítulo.
Con el propósito de que la SEP ejerza efectivamente su poder de compra y aproveche los beneficios derivados de una adecuada programación de sus adquisiciones, las requisiciones fuera de programa que correspondan a bienes de consumo, de capital o de inversión que debieron quedar comprendidas en el PANE o en el PAI, serán aceptadas únicamente en casos de excepción, debiendo justificar ampliamente por parte de la Unidad Administrativa solicitante, la causa que impidió su inclusión en dichos Programas.
162. Las requisiciones para adquisición de bienes de consumo fuera de programa o cualquier otra petición de compra que formulen las unidades administrativas, se recibirán en la DGRMS del mes de enero hasta el mes de septiembre del año al que corresponda; en el caso de bienes muebles e inmuebles, así como los de importación o de fabricación especial las requisiciones correspondientes se recibirán hasta el mes de julio y deberán satisfacer para su trámite los siguientes requisitos:
a) Estar suscritas por el Titular de la Unidad y el Coordinador Administrativo.
b) Contener al detalle las características, especificaciones, aspectos técnicos y demás datos que con respecto a los artículos que se solicitan requiera la DGRMS, de tal forma que no exista riesgo de confusión con otros similares. Cuando se solicite la adjudicación directa en favor de un proveedor se deberán señalar las razones que lo justifiquen, el fundamento legal y acompañar el dictamen técnico correspondiente; en estos casos, la adjudicación directa sólo procederá cuando se cuente con el dictamen favorable del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
COMPRAS DIRECTAS
164. Las unidades administrativas podrán efectuar con cargo a su presupuesto asignado compras de artículos de uso específico que afecten el Capítulo 2000 “Materiales y Suministros” sin autorización previa de la DGRMS, hasta por un importe de $50,000.00, mensuales por partida. Lo anterior, siempre y cuando dispongan de recursos en la partida específica requerida dentro del remanente del 20 % no congelado.
Cada operación deberá considerarse individualmente y en ningún caso el importe total de la compra podrá fraccionarse. Serán personalmente responsables los servidores públicos que incumplan estas disposiciones.
165. Las unidades administrativas cubrirán las adquisiciones que efectúen a través del pago directo al proveedor o con cargo al fondo rotatorio que se les asigne; la recuperación correspondiente se efectuará conforme a lo previsto en el apartado “Trámite General de Pago” del Capítulo 3, numerales 76 al 81, inclusive.
166. No se podrán adquirir en forma directa bienes inventariables que se encuentren definidos como tales en el Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que emite la SECODAM.
167. Las unidades administrativas no podrán realizar tramites para importar en forma directa bienes de cualquier índole, los cuales solo podrán ser adquiridos por la DGRMS.
168. Todas las adquisiciones que requieran efectuar las unidades administrativas y excedan al monto de $50,000.00 autorizado, sin incluir I.V.A., deberán solicitarse previo envío de la requisición correspondiente a la DGRMS, quien verificará su existencia en el almacén y en su caso, programará su compra a través de la Dirección de Adquisiciones, a fin de que sean adquiridos a través de los procedimientos establecidos en las disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, informándoles la partida presupuestal que deberá afectarse.
SERVICIOS GENERALES
169. Para efectos del presente Manual se entenderá por servicios generales a todos aquellos que sean indispensables para la operación y funcionamiento de las unidades administrativas y para el desarrollo de la función educativa.
Los servicios de mantenimiento y conservación de Mobiliario y Equipo; Maquinaria y Equipo, así como los servicios de Instalación, se sujetarán a lo dispuesto en el inciso a), numeral 388, Capítulo 9 "Disposiciones de Productividad, Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria", de este Manual; asimismo los servicios de mensajería y paquetería se apegarán a lo dispuesto en los incisos a) y b) del numeral 389 de dicho Capítulo.
170. Serán objeto de contratación global por conducto de la DGRMS los servicios por concepto de: recarga de extintores; mantenimiento y reparación de plantas de emergencia, de aire acondicionado y de red de hidrantes; mensajería especializada; traslado de valores; lavado de cisternas; suministro de combustibles y lubricantes; telefonía básica y celular, energía eléctrica; conducción de señales analógicas y digitales; estacionamiento; fotocopiado; fletes y mudanzas; seguros; vigilancia; mantenimiento y conservación de equipo de oficina (máquinas de escribir y calculadoras), de equipo de cómputo (computadoras, impresoras, fuentes de poder); limpieza; fumigación; telecomunicaciones (telex, internet, radiolocalización) y agencia de viajes.
En tal virtud, las unidades administrativas comunicarán por escrito a la DGRMS, a más tardar en el mes de octubre del ejercicio inmediato anterior sus necesidades de ampliación o reducción en estos servicios, debiendo efectuar la previsión presupuestal correspondiente en su anteproyecto de presupuesto.
Los servicios a que se refiere este numeral, se cubrirán en su totalidad con cargo al presupuesto autorizado a las unidades administrativas, por lo que la DGRF etiquetará los recursos previstos en las partidas respectivas.
La DGRMS comunicará a las unidades administrativas los términos, características y condiciones conforme a los cuales se prestarán los servicios contratados, para los efectos señalados en los numerales 144 y 145 de este Capítulo.
Las unidades administrativas no podrán efectuar directamente erogaciones que correspondan a los servicios de contratación global previstos en este apartado, salvo aquellos casos justificados que excepcionalmente autorice en forma previa y expresa la DGRMS.
En todos los casos la DGRMS supervisará que los servicios contratados se presten correctamente, con sujeción a lo pactado y con apego a las disposiciones aplicables; esto, en coordinación y con la colaboración de las unidades administrativas.
171. Los trabajos de impresión que requieran efectuar las unidades administrativas deberán solicitarse, invariablemente a la DGRMS, su ejercicio se sujetará a lo establecido en el numeral 395 del Capítulo 9 "Disposiciones de Productividad, Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria", de este Manual, y en los casos que así corresponda sujetarse a los lineamientos establecidos en materia de comunicación social.
La DGRMS en un plazo no mayor a 5 días hábiles determinará la forma en que se atenderán los requerimientos de trabajos de impresión, ya sea liberando los recursos, a través de una orden de trabajo a su Departamento de Reproducciones Gráficas, o bien efectuando la adquisición o contratación respectiva. En todo caso cualquier afectación presupuestal que involucre las partidas 2105 “Materiales y Útiles de Impresión y Reproducción” y 3604 “Publicaciones Oficiales para Difusión e Información” requerirá de la aprobación previa de la DGRMS.
En tal virtud, los recursos previstos en dichas partidas, serán etiquetados hasta por el porcentaje que se convenga con la DGRMS.
172. Salvo los servicios objeto de contratación global y aquellos que en términos del presente Manual están sujetos a una normatividad específica, las unidades administrativas podrán encomendar directamente la realización de servicios con cargo a su presupuesto autorizado, hasta por un monto que no exceda de $50,000.00 por partida mensual, sin incluir I.V.A., en caso de rebasar dicho monto deberán solicitarse a la DGRMS.
En estos casos, las unidades administrativas cubrirán las erogaciones efectuadas a través de pago directo al proveedor o con cargo a su fondo rotatorio y la recuperación correspondiente se efectuará conforme a lo previsto en los numerales 76 al 81 inclusive del apartado “Trámite General de Pago”, siempre y cuando cuenten con disponibilidad dentro de la partida y rango de recursos no etiquetados.
Cuando los servicios a que se refiere este numeral correspondan a trabajos que por su naturaleza deba precisarse en forma expresa su objeto, o de los cuales resulten derechos de autor o propiedad intelectual a favor de la SEP, las unidades administrativas deberán formular para cada caso el formato No. 6 “Solicitud de Servicio” (SOLSERV) y presentarlo debidamente requisitado conjuntamente con la documentación comprobatoria respectiva a la DGRF.
En ningún caso el importe total de los servicios a que se refiere este numeral podrá fraccionarse. Serán personalmente responsables los servidores públicos que incumplan esta disposición.