SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA
OFICIALIA MAYOR

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCION DE ALMACENES E INVENTARIOS
SUBDIRECCION DE ALMACENES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DE LOS ALMACENES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LA SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA

JULIO DE 1998

I N D I C E

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

I.- INTRODUCCION

En las "Normas a que se sujetará la administración de los bienes muebles y el manejo de los almacenes", publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 21 de junio de 1988 se manifiesta que las dependencias de la administración deberán contar con manuales para la administración de bienes muebles y el manejo de sus almacenes que contendrán la descripción de las actividades, procedimientos, formatos e instructivos.

En ese contexto este documento fue elaborado por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios en coordinación con la Prosecretaría Técnica de la Comisión Interna de Administración y Programación en él se incluye: el objetivo básico, el diagrama de operación del manejo de almacenes, los procedimientos para la formulación del informe mensual de existencias, para el suministro de bienes muebles a las unidades administrativas vía almacén general, para el suministro de bienes muebles a las unidades administrativas vía almacén proveedor (entrega directa) y para la distribución y control de los bienes muebles en las unidades administrativas; así como los formatos e instructivos que en forma conjunta son herramientas que habrán de ar la eficiente operación y control de los almacenes.

Con la seguridad de que quienes apliquen las presentes disposiciones, lo harán con eficiencia y eficacia en beneficio de las actividades que le han sido encomendadas, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios pone a disposición el manual de procedimientos para la operación de los almacenes de las unidades administrativas de la Secretaría de Educación Pública en el Distrito Federal, en él se integran las principales disposiciones normativas que enmarcan las responsabilidades que deberán observar las áreas en el desempeño de sus funciones.

Este manual estará al servicio de la secretaría de Educación Pública por lo que deberá permanecer en los centros de trabajo.

II.- BASE LEGAL

-Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Art.134,D.O.F.-5-11-17 y R-28-XII-82.

-Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento (D.O.F., 18-XI-81).
-Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, D;O.F.,-29-XII-76 y R-29-XII-82.
-Ley General de Bienes Nacionales D.O.F., L-8-I-82, R-7-II-84, 21-V-85, 25-V-87, 7-V-88, 4-III-88.
-Ley de Adquisiciones y Obra Pública y su Reglamento (D.O.F ., 04-I-00).
-Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, Art.45 D.O.F. 23-VI-99
-Normas a que se sujetará la Administracíón de los Bienes Muebles y el manejo de almacenes, D.O.F.,-21-VI-88.
-Acuerdo mediante el cual se establecen las normas y lineamientos que deberán aportar las dependencias en la asignación de los recursos D.O.F., 20-IV-1989.
-Lineamientos para el Ejercicio y Control del Presupuesto Anual Autorizado (vigente).
Manual de Procedimientos para la Operación de los Almacenes en las Unidades Administrativas de la Secretaría de Educación Publica Autorizado (vigente)

III.- OBJETIVO

Proporcionar de manera ágil, eficiente y oportuna los servicios de recepción, verificación, guarda y distribución de los Bienes Muebles que se soliciten en las Unidades Administrativas de la Secretaría de Educación Pública para el desarrollo de sus funciones.

IV.- ESQUEMA

DESCRIPCION DEL ESQUEMA DE OPERACION PARA EL MANEJO DE LOS ALMACENES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA

El presente esquema considera de manera fundamental tres niveles; Normativo, directivo y Operativo; su identificación toma como base las Normas y Lineamientos emitidos por las autoridades competentes, así como la difusión y correcta aplicación de los mismos por las Unidades Administrativas correspondientes.

NIVEL NORMATIVO.

La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios como órgano facultado para difundir las normas y lineamientos y regular las actividades referentes a guarda , registro y control de los bienes muebles adquiridos por las diversas Unidades Administrativas de la Secretaría, complementa su actividad con acciones de orientación en materia de manejo de almacenes.

La comunicación se establece a través de la Dirección de Almacenes e Inventarios, Subdirección de Almacenes, e implica orientación en cuanto a la aplicación de la normatividad.

NIVEL DIRECTIVO

Este nivel comprende las acciones de coordinación y vigilancia sobre la adquisición y aprovechamiento de los bienes muebles surtidos a las Unidades Administrativas, así como de la observancia de las normas emitidas; y está representado por el Coordinador Administrativo de cada Unidad Administrativa de la Secretaria de Educación Publica, siendo el enlace con la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. La Unidad Administrativa difunde al área de recursos materiales y servicios, las normas, lineamientos y procesos referentes al manejo de almacenes.

NIVEL OPERATIVO

El área de recursos materiales y servicios, instrumenta los mecanismos de recepción, registro, guarda o custodia y distribución de los bienes, conforme a los requerimientos del usuario.

El área de recursos materiales y servicios mantiene debidamente informado al coordinador administrativo sobre la utilización y surtimiento de los bienes muebles que ingresen al almacén y los entregados al usuario, así como de las necesidades y existencias.

V.- NORMAS

V.I..- GENERALES

1. .-La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios en su carácter de Organo normativo de la Secretaría de Educación Pública, emitirá los lineamientos y disposiciones administrativas para la operación y Control del Sistema de Almacenes de Bienes Muebles.
2. .- La Dirección de Almacenes e Inventarios a través de la Subdirección de Almacenes podrá verificar de cada una de las Unidades Administrativas de la Secretaría de Educación Pública, las existencias de su almacén.
3. .- Las Areas de Recursos Materiales y Servicios de las Unidades Administrativas deberan registrar y controlar los bienes muebles que se les suministren.
4. .- Las Areas de Recursos Materiales y Servicios de las Unidades Administrativas proporcionarán a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, los informes que se deriven del registro, uso y aprovechamiento de los bienes muebles.
5. .- Los bienes muebles al servicio de la Secretaría de Educación Pública no deberán ser objeto de comercialización.
6. .- El personal que haga mal uso de los bienes muebles de esta Secretaría, será sancionado conforme a lo señalado por la legislación vigente.

V.II.- PARA SOLICITAR BIENES MUEBLES

1. .- Las Unidades Administrativas deberán solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios los bienes muebles que requieran, a través de los formatos establecidos.

V.III.- NORMAS ESPECIFICAS EN MATERIA DE RECEPCION

1. .- Los bienes muebles suministrados a cada Unidad Administrativa, deberán ser recibidos únicamente por los responsables de las Areas de Recursos Materiales y Servicios.
2. .- Los bienes muebles que ingresen al almacén de las Unidades Administrativas, deberán ser sometidos a revisión y verificación en cuanto a características y cantidad, según la requisición de compras y pedido.
3. .- Las Areas de Recursos Materiales y Servicios deberán notificar en su caso, a la Subdirección de Almacenes o al Proveedor las anomalías o faltantes de los bienes muebles que se entregarán.
4. .- Las Areas de Recursos Materiales y Servicios, al recibir satisfactoriamente los bienes muebles de la Subdirección de Almacenes, firmarán de conformidad en el formato establecido.
5. .- El Coordinador Administrativo y el Jefe del Area de Recursos Materiales y Servicios o encargado del Almacén de la Unidad Administrativa, el recibir satisfactoriamente los bienes muebles directamente del proveedor, firmarán de inmediato de conformidad la factura correspondiente.

V.IV.- NORMA ESPECIFICA EN MATERIA DE CONTROL DE CALIDAD

1. .- Las Unidades Administrativas deberán informar de inmediato a la Dirección de Almacenes e Inventarios, Subdirección de Almacenes, para que el departamento de Control de Calidad verifique que la cantidad características y calidad de los bienes muebles descritos en la factura o remisión que le sean entregados directamente del proveedor.

V.V.- NORMAS ESPECIFICAS EN MATERIA DE GUARDA Y DESPACHO

1. .- Todos los bienes muebles que ingresen al almacén de las Unidades Administrativas, deberán ser debidamente clasificados y colocados en lotes homogéneos.
2. .- Los bienes muebles deberán ser almacenados de manera adecuada, conforme a las consideraciones de protección que se requiera y a los métodos existentes para tal efecto.
3. .- Para la conservación óptima de los bienes muebles deberán observarse las medidas pertinentes en cuanto a seguridad y protección de los mismos (extravíos, descomposición, siniestros , etc.)
4. .- Deberán efectuarse revisiones periódicas para verificar las condiciones de los bienes muebles que por su temporalidad sean susceptibles de descomposición.
5. .- Para el registro adecuado de los bienes muebles deberán seguirse las especificaciones contenidas en el "Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios", de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo
6. .- Los movimientos de entrada y salida de bienes muebles deberán ser registrados invariablemente en el formato Control de Existencias
7. .- Se deberá realizar el inventario general de las existencias en el Almacén de los bienes muebles por lo menos una vez al año. Así como los inventarios que sean determinados por las autoridades competentes.
8. .- Para la rotación de inventarios se aplicara el sistema de primeras entradas, primeras salidas.
9. .- Se elaborarán los informes periódicos sobre movimientos de los bienes muebles tanto de entradas como de salidas, así como las existencias en el almacén.
10. .- Todo bien mueble que salga de los almacenes de las Unidades Administrativas, deberá ser amparado por la respectiva "Salida de Almacén".

V.VI.- NORMAS RELATIVAS AL AREA DE GUARDA Y REGISTRO.

Cabe aclarar que, dependiendo de la situación particular de la dependencia o entidad, el área de Despacho podrá depender de esta área de guarda y Registro, en cuyo caso las funciones que se asignan al área de Despacho son las sig:

1. ) Elaborar su programa anual de trabajo.
2. ) Elaborar el programa de capacitación del personal del área de Despacho.
3. ) Elaborar, en su caso, los programas de entrega, tanto internas como externas (esto, tomando como base las requisiciones programadas o los programas de entrega anticipados con los que cuente).
4. ) Elaborar los "Informes de Salida" que correspondan.
5. ) Recibir de los solicitantes las requisiciones o vales.
6. ) Entregar copias de los Informes de Salida o de las requisiciones o vales al área de Guarda y Registro, para que esta le surta los bienes respectivos.
7. ) Determinar las necesidades de envasado, empacado, marcado y etiquetado de los bienes que se despacharán.
8. ) Verificar que los bienes que vayan a despacharse se encuentren en buen estado físico.
9. ) Para el caso de entregas distantes (dentro de la ciudad y fuera de ella) elaborar, junto con el área de Tráfico, la lista de tiempos estándar relativos a las entregas de los distintos bienes.
10. ) Efectuar las entregas, sea directamente a los solicitantes o bien, al área de tráfico.
11. ) Para el caso en el que se envíen productos terminados, elaborar las facturas correspondientes.
12. ) Controlar las entregas que efectúe el área de tráfico, verificando que las mismas sean recibidas de conformidad por los destinatarios.
13. ) Colaborar, cuando se requiera, en el levantamiento de inventarios físicos generales del almacén.
14. ) Controlar el cumplimiento de las metas establecidas en su programa de trabajo.
15. ) Llevar las estadísticas relativas al despacho de los bienes.
16. ) Elaborar los informes que se requieran, relativos al área de despacho.
17. ) Las demás que se consideren necesarias para esta área.

VI.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y TRAMITE DE LA REQUISICIÓN DE COMPRA.

VII.- PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES MUEBLES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS,

VIA ALMACEN GENERAL.

VII.- PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES MUEBLES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS,

VIA ALMACEN GENERAL.

VII.- PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES MUEBLES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS VIA PROVEEDOR (ENTREGA DIRECTA).

IX.- PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCION DE Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

X.- FUNCIONES DEL AREA DE GUARDA Y REGISTRO

El área de Guarda y Registro tendrá a su cargo las siguientes funciones, según lo aplicable el caso particular de la dependencia o entidad.

1) Elaborar su programa anual de trabajo.

2) Elaborar el programa de capacitación del personal del área de Guarda y Registro.

3) Disponer secciones apropiadas para almacenar los bienes, de acuerdo con sus características.

4) Identificar adecuadamente las secciones destinadas a la guarda de bienes.

5) Establecer el sistema para codificar los distintos bienes que se almacenaran. Para ello, deberán tomarse en cuenta las disposiciones de la Secretaría, relativas a la codificación de bienes.

6) Recibir y contar los bienes que vayan a ser almacenados.

7) Firmar los bienes de Entrada correspondientes a los bienes que guardara.

8) Formar lotes de bienes homogéneos para su guarda, distribuyéndolos en las secciones de almacén que les correspondan.

9) Vigilar que los bienes que requieran de conservación especial estén adecuadamente almacenados, así como controlar las fechas de vencimiento o caducidad, en los casos respectivos.

10) Aprovechar al máximo el espacio disponible.

11) Mantener actualizados los registros de los bienes que maneje, mediante un doble control (en el estante y en el kardex), con el objeto de poder proporcionar con oportunidad la información que se requiera sobre las existencias y localización de los bienes. Cabe aclarar que, si es posible y se considera conveniente, estos registros podrán mediante sistema computarizado, en lugar de mediante sistema kardex.

12) Efectuar inventarios rotativos y/o selectivos según se explico con anterioridad.

13) solicitar al área de contabilidad o al área de inventarios, la autorización para efectuar los ajustes relativos a las diferentes existencias que en su caso se tuviesen.

14) Entregar los bienes al área de despacho. Esto se hará contra entrega del Informe de Salida o de Vale o Requisición correspondiente. Cabe aclarar que los bienes deberán entregarse conforme al sistema de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).

15) Las demás que se consideren necesarias para esta área.

XI.- DESCRIPCION DE LAS DISTINTAS SECCIONES DE GUARDA.

Con el objeto de que la guarda de bienes se efectúe en forma adecuada, los almacenes deberán contar con secciones de guarda tales como las que se mencionan a continuación, según lo aplicable a su caso particular:

XI.I.- SECCION PARA BIENES VALIOSOS

En está sección deberán guardarse los bienes que por sus características sean considerados como valiosos. Se podrán actualizar cajas de seguridad, bóvedas especiales, áreas enrejadas o locales cerrados con llave. El acceso a estas secciones solamente se permitirá al personal autorizado. Deberá contarse con la vigilancia suficiente que garantice su total resguardo.

XI.II.- SECCION PARA BIENES PEQUEÑOS Y FACILES DE SUSTRAER.

En está sección deberán guardarse los bienes que sean pequeños y se puedan sustraer fácilmente; La sección deberá estar protegida, entre otras formas por medio de áreas enrejadas o locales cerrados con llave; el acceso a ella sólo deberá permitirse a personas autorizadas.

XI.III.- SECCION PARA BIENES PELIGROSOS

En esta sección deberán guardarse los bienes que por su naturaleza sean peligrosos, la cual deberá encontrarse en un lugar separado de las demás secciones, en uno de los extremos del almacén o en un local especial o separado que cuente con las medidas de seguridad necesarias, ventilación adecuada, etc.

XI.IV.- SECCION PARA BIENES QUE REQUIERAN CONDICIONES ESPECIALES.

En esta sección deberán guardarse los bienes que por su naturaleza requieran condiciones especiales, la cual deberá reunir las características necesarias para conservar las propiedades integras de los bienes.

XI.V.- SECCION DE BIENES FRAGILES

En esta sección deberán guardarse los bienes que por su naturaleza puedan romperse, despostillarse o deteriorarse con facilidad, esta sección no deberá estar expuesta a la constante circulación del personal o del distinto equipo del almacén.

XI.VI.- SECCION PARA BIENES VOLUMINOSOS

En esta sección deberán guardarse los bienes voluminosos . Se recomienda que sea un área grande y que su ubicación esté cerca de las puertas de acceso, a fin de que pueda tenerse una movilidad adecuada.

XI.VII.- SECCION ABIERTA O A LA INTEMPERIE

En esta sección deberán guardarse los bienes que por su naturaleza puedan tenerse a la intemperie, sin necesidad de protección alguna. El tamaño de esta sección deberá calcularse de acuerdo a las necesidades propias de cada almacén; por otra parte, deberá localizarse lo más cerca posible del área de guarda cerrada.

XI.VIII.- SECCION DE BAJAS EN TRAMITE

Los bienes que estén en trámite de baja ante la Dirección General de Bienes Muebles de la Secretaría, podrán guardarse de una de las dos maneras siguientes:

- Identificándolos físicamente en el lugar donde se encuentren, o bien.

- Creando una sección especial para colocarlos.

XI.IX.- SECCION DE BAJAS AUTORIZADAS

Los bienes cuya baja hubiese sido autorizada, podrán guardarse en las mismas formas señaladas en el punto anterior, hasta en tanto se enajenen, o destruyan, según lo que se hubiese autorizado.

XI.X.- SECCIONES VARIAS ADICIONALES

De acuerdo con las necesidades específicas, se podrán tener también secciones tales como:

- Sección para herramientas.

- Sección para refacciones.

- Sección para bienes perecederos.

- Sección para materiales en proceso.

- Sección para productos terminados.

XI.II.- IDENTIFICACION DE LAS DISTINTAS SECCIONES DEL AREA DE GUARDA

Las secciones que integran el área de guarda deberán identificarse, para su localización, por medio de franjas de colores marcadas en el piso de acuerdo a los perímetros de les correspondan.

Deberán fijarse los anchos d los pasillos de tal forma que puedan circular libremente los equipos de transporte interno, así como el personal.

Deberán dividirse los espacios del almacén, de acuerdo a los pasillos principales, en secciones, estantes, anaqueles y casilleros. Deberá establecer también una numeración adecuada. A continuación, se menciona una forma de numeración; sin embargo, si la unidad administrativa considera conveniente establecer otro sistema de numeración, podrá hacerlo.

SISTEMA DE NUMERACION SUGERIDO:

Se asigna a cada una de las secciones que integran el área de guarda una clave que la identifique, la cual podrá ser numérica, alfabética o alfanumérica (por ejemplo, sección II). Se recomienda que esta identificación sea lo más grande posible y se coloque en un lugar visible para su rápida y fácil localización.

Se asigna a los estantes una clave numérica, alfabética o alfanumérica (por ejemplo, estante C), misma que se recomienda colocar en forma saliente y sobre los pasillos principales.

Se asigna a los anaqueles de los estantes la clave correspondiente, ya sea numérica, alfabética o alfanumérica (por ejemplo, Anaquel a), empezando de izquierda a derecha.

Se asigna a los casilleros de los anaqueles la clave correspondiente, ya sea numérica, alfabética o alfanumérica (por ejemplo, Casillero 6), empezando de arriba hacia abajo.

De este modo, un determinado bien se podrá localizar de la siguiente manera, de acuerdo con el ejemplo explicado.

SECCION ESTANTEANAQUELCASILLERO

II C a 6

Independientemente del sistema de numeración establecido, se deberá elaborar el plano de distribución correspondiente. En la siguiente figura se ilustra el ejemplo antes explicado.

VI.IV.- RECOMENDACIONES GENERALES PARA ALMACENAR LOS BIENES

1. Se recomienda utilizar al máximo la superficie disponible para la guarda de los bienes, considerando el tipo y característica de estos. Es recomendable considerar también aspectos tales como: la distancia entre la columna o soportes, la ubicación de puertas y ventanas, la altura del techo, la capacidad de carga del piso, los anchos necesarios para que en los pasillos puedan circular los equipos que se tengan, etc.

2. Se recomienda aprovechar la mayor altura posible, mediante estantería sobreelevada o mediante la formación de estibas, procurando que no rebasen los limites que impidan los movimientos de carga y descarga de los bienes, o bien, que por su elevación resulten inestables. Al respecto, también habrá que considerar la resistencia del piso, y de los propios materiales que se estiben.

3. Se sugiere utilizar tarimas para realizar, entre otras, las siguientes actividades: mover grandes lotes de bienes, formar estibas más altas, reducir la manipulación con menor riesgo de daño, separar los bienes del piso (especialmente aquellos que puedan oxidarse o corroerse con facilidad), agilizar las operaciones de inventario, abastecimiento, control y rotación de los bienes. Dichas tarimas pueden ser metálicas o de madera, con varios tipos de accesorios.

4. Para los bienes voluminosos, pesados, difíciles de manejar o, en caso de que su estancia en el almacén sea por corto tiempo, se recomienda su colocación directamente sobre el piso.

e) Se pueden utilizar estantes para la guarda de los bienes, ya sea en forma unitaria o en lotes, obteniéndose de este modo un mejor aprovechamiento del espacio, facilidad de acceso a los bienes y sencillo manejo de los mismos. Los estantes pueden ser metálicos o de madera, según el uso al que se destinen. Hay distintos tipos de estantes: de camillas, de brazos volados, de cajones, de hilera, de flujo continuo, de paso o de bastidores.

6. Para la guarda de bienes sueltos, es aconsejable utilizar accesorios tales como: gavetas, cajas, cestos, frascos, etc., colocados en el interior de los anaqueles que conforman los estantes.

XIII.I.- INVENTARIO ROTATIVO Y SELECTIVO

XIII.II.- INVENTARIO ROTATIVO.

Este método cosiste en efectuar recuentos de bienes, programados por etapas periódicas asta lograr, en el lapso establecido (máximo un año), tener la comprobación física de todas las existencias.

XIII.III.- INVENTARIO SELECTIVO

Atendiendo a la magnitud de los almacenes, se podrán realizar inventarios selectivos, efectuando recuentos de determinadas líneas de bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los registros que se tengan de dichas líneas de bienes.

XIII.VI.- FORMATOS QUE DEBERAN UTILIZARSE

A continuación se presentan los formatos que deberán utilizarse, así como también las instrucciones generales de llenado correspondiente. Estos formatos son los siguientes:

a) Formato de "Tarjeta de Estante".

b) Formato de "Tarjeta de Existencias".

Tal como se mencionó con anterioridad, si es posible o conveniente, los registros que correspondan a la Tarjeta de Existencias podrá llevarse también en computadora. Cabe aclarar que las dependencias y entidades podrán agregar las casillas que deseen, así como también, en su caso, podrán adecuar los términos que aparecen en estos formatos a los suyos propios.(*) En caso de que deseen efectuar cambios adicionales a estos, deberán someter su caso a la Secretaría, el cual deberá contener amplios elementos de juicio, a fin de que está pueda determinar si proceden o no los cambios que se propongan.

(*)Podrán también modificar la ubicación de las casillas que crean conveniente.

XIV.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INFORME MENSUAL DE EXISTENCIAS

XV.- PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO

XVI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS

INSTRUCTIVO

INFORME MENSUAL DE EXISTENCIAS DE BIENES DE CONSUMO

APARTADO (1)Nombre de la Subsecretaría y/o Area a la que corresponde.

APARTADO (2)FECHA.- Anotar el día, mes y año del período que reporte.

APARTADO (3)NUMERO DE REPORTE.- Anotar el número de secuencia del informe durante el año.

APARTADO (4) HOJA___ DE ___.- Anotar el número progresivo que corresponde a la hoja del informe que se está elaborando del número total que lo integra.

APARTADO (5)DIRECCION GENERAL DE .- Anotar el nombre de la Dirección General que envía el informe.

APARTADO (6) CLAVE.- Anotar la clave de la Dirección General de que se trate.

APARTADO (7) DOMICILIO.- Anotar el domicilio donde se localiza la oficina de la Dirección General.

APARTADO (8) CLAVE PRESUPUSTAL.- Anota la clave que identifica al material que se describe y especificarlo por capítulos que correspondan a la clasificación por objeto de gasto; por ejemplo: 2000 "Materiales y Suministros", 2100 "Materiales de Administración", 2101 "Materiales de Oficina", etc.

APARTADO (9)DESCRIPCION.- Describir el tipo de material de consumo del cual se informa.

APARTADO (10)UNIDAD DE MEDIDA.- Anotar la unidad de medida de que se trata, mediante los símbolos o abreviaturas usuales; ejemplo: KG=Kilogramo, T=Toneladas, M=Metro, L=Litro, PZA.=Pieza,etc.

APARTADO (11)EXISTENCIA AL INICIO DEL MES.- Anotar con números la cantidad de existencia al inicio del mes para cada tipo de material del que se informa.

APARTADO (12)ENTRADA.- Anotar con número la cantidad de unidades de cada material que entro en el mes, al almacén.

APARTADO (13)SALIDA.- Anotar con número la cantidad de unidades de cada material que salió en el mes del almacén.

APARTADO (14)EXISTENCIA AL FINAL DEL MES.- Anotar con número la cantidad en existencia al final del mes, por cada tipo de material; sumando para ello, la cantidad de la existencia inicial.

APARTADO (15)RESPONSABLE DE LA COORDINACION Y/O SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.- Nombre y firma.

APARTADO (16)RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.- Nombre y firma.

APARTADO (17)FECHA DE ELABORACION.- Anotar el día, mes y año en que se elabore.

INSTRUCTIVO

REQUISICION DE COMPRA.

APARTADO (1)NUMERO DE LOTE.- Anotar numeración progresiva según tipo de bienes solicitados.

APARTADO (2)CANTIDAD.- Anotar en número la cantidad de cada bien.

APARTADO (3)UNIDAD.- Indicar la unidad de medida característica del bien.

APARTADO (4) DESCRIPCION DEL ARTICULO.- Indicar y describir las características detalladas de los artículos que se requieren.

APARTADO (5)PARTIDA PRESUPUESTAL.- Indicar las claves que identifican al material que requieren; programa, subprograma, unidad y partida que se especifican en la orden de pago proporcionada por la Dirección General de Recursos Financieros.

APARTADO (6) JUSTIFICACION DE LA COMPRA.- Anotar el uso que se le va a dar al material solicitado y para que programas de trabajo se requiere éste.

APARTADO (7) SE ADJUNTA LA SIGUIENTE DOCUMENTACION.- Marcar con una cruz, en la casilla que corresponda, la información que debe complementar la requisición, para la adquisición de los bienes solicitados.

APARTADO (8) UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRATIVA.- Anotar el nombre de la Dirección General que efectúa la requisición.

APARTADO (9)FECHA DE ELABORACION.- Anotar el día, mes y año en que se elabora la requisición.

APARTADO (10)HOJA ___ DE ___ .- Anotar el número de la hoja que corresponda a la requisición y en seguida el número total que integra la misma.

APARTADO (11)NUMERO DE REQUISICION.- Anotar el número de progresivo que le corresponda a la requisición que se elabora durante el año en curso.

APARTADO (12)FECHA EN QUE SE REQUIERE EL BIEN.- Indicar la fecha en que es necesario que cuente el área solicitante, con los artículos requeridos.

APARTADO (13)LAPSO EN QUE SE CONSUMIRA..- Anotar el tiempo estimado en que se considera se consumirá el material solicitado.

APARTADO (14)DESTINO FINAL DE LO SOLICITADO.- Indicar la Dirección o Area (en su caso) a la que se le deberá surtir el material relacionado en la requisición y el domicilio de ésta.

APARTADO (15)SOLOCITANTE.- Nombre, firma y cargo.- Anotar el nombre, cargo y firma del solicitante directo del material.

APARTADO (16)AUTORIZACION.- Nombre y cargo.- Anotar el nombre, cargo y firma de la persona que autoriza que se efectúe la requisición dentro de la Dirección.

INSTRUCTIVO

SALIDA DE ALMACEN:

En este formato sólo se hace mención del instructivo para firmar la Salida de Almacén, al recibir los bienes, ya que es la Subdirección de Almacenes quien la elabora.

Solamente podrá recibir los bienes el personal autorizado por la unidad responsable administrativa.

APARTADO (1)FIRMA.- Estampar sello oficial y firma de conformidad.

APARTADO (2)NOMBRE.- Anotar nombre de quien recibe.

APARTADO (3)FECHA.- Anotar la fecha en que se recibe.

APARTADO (4)HORA.- Anotar hora en que reciben los bienes.

INSTRUCTIVO

TARJETA DE ESTANTE

APARTADO (1)CODIGO-DESCRIPCION DEL BIEN.- Anotar el código relativo al bien (en su caso), así como la descripción detallada del mismo, incluyendo las especificaciones técnicas que correspondan.

APARTADO (2)NUMERO DEL ESTANTE.- Anotar el número del estante que corresponda.

APARTADO (3)UNIDAD.- Anotar la unidad de medida de que se trate, mediante los símbolos o abreviaturas usuales; por ejemplo : Kg=Kilogramo; T=Tonelada, M=Metro, L=Litro, Pza=Pieza, etc..

APARTADO (4) CANTIDAD MAXIMA -Anotar la cantidad máxima de existencias que deberán tenerse del bien.

APARTADO (5)CANTIDAD MINIMA.- Anotar la cantidad mínima de existencias que deberán tenerse del bien.

APARTADO (6) FECHA.- Anotar la fecha del movimiento correspondiente en orden de mes-dia-año.

APARTADO (7) MOVIMIENTOS.- Anotar las cantidades del mivimiento correspondiente, ya sea entrada o salida, así como tambien las existencias que queden en ese momento.

APARTADO (8) RECIBO O DESPACHO .- La persona que registre el movimiento debera firmar en la columna de recibo o despacho.

APARTADO (9)OBSERVACIONES O NUMERO DE LA ENTRADA O SALIDA .- A continuación indicar alguna observación breve o bien, el número del informe de entrada o de salida que corresponda

INSTRUCTIVO

CONTROL DE EXISTENCIAS.

APARTADO (1)NUMERO.- Anotar el número que corresponda a la tarjeta en el archivero o tarjetero, según el orden que deba ocupar por el tipo de artículo y clave de éste.

APARTADO (2)ARTICULO.- Anotar el nombre que identifica el artículo a controlar.

APARTADO (3)CLAVE DEL ARTICULO.- Indicar la clave que corresponda al artículo presupuestalmente, para su identificación y localización en el almacén.

APARTADO (4) ALMACEN.- Anotar el número del almacén o domicilio que lo identifique, en el caso que se cuente con más de una bodega o almacén.

APARTADO (5)CASILLERO NUMERO.- Anotar el número de casillero o gaveta donde se localiza el material que se controla dentro del almacén.

APARTADO (6) UNIDAD.- Indicar la unidad de medida que caracteriza al artículo que tratamos, (pieza, paquete, caja, etc.).

APARTADO (7) LIMITES REVISADOS EN FECHA.- Anotar la fecha del año en la cual se efectúa revisión para el establecimiento de mínimos y máximos del artículo que se controla.

APARTADO (8) LIMITES REVISADOS EN MINIMO.- Anotar en número la cantidad mínima necesaria, de material que el almacén requiere en forma permanente para satisfacer la demanda de las Areas de la Unidad Administrativa.

APARTADO (9)LIMITES REVISADOS EN MAXIMOS.- Anotar en número la cantidad máxima necesaria que el almacén requiera para satisfacer la demanda de las áreas de la Dirección General.

APARTADO (10)FECHA.- Anotar día, mes y año en que se efectúa cada movimiento del artículo lo que se maneja en esta tarjeta.

APARTADO (11)REFERENCIA.- Anotar el número del documento que ampara la entrada (factura, remisión o salida de almacén central) y la salida de material (solicitud de material) del almacén de la unidad administrativa correspondiente.

APARTADO (12)UNIDADES.- ENTRADA.- Anotar en número, la cantidad de unidades del articulo que entra al almacén.

APARTADO (13)UNIDADES.- SALIDA.- Anotar en número la cantidad de unidades del artículo que sale del almacén.

APARTADO (14)UNIDADES.- EXISTENCIA.- Anotar la cantidad resultante de la diferencia de las entradas con las salidas del material del almacén.

APARTADO (15)COSTOS.- UNITARIO.- Anotar el costo por cada bien, dividiendo el costo total entre la cantidad de unidades recibidas.

APARTADO (16)COSTOS.- MEDIO.- Anotar el costo medio por unidad, cuando éste haya variado por adquirirse a través de diferentes proveedores.

Obteniendo de la siguiente forma: Sumando los diferentes costos y dividiendo el resultado entre la cantidad señalada en la columna de las existencias.

APARTADO (17)VALORES.- DEBE.- Anotar el valor que importa la entrada de material al almacén multiplicando el número de unidades que entran por el costo unitario ó medio, según el caso.

APARTADO (18)VALORES.- HABER.- Anotar el valor que importa la salida de material del almacén, multiplicando el número de unidades que salen por el costo unitario ó medio, según el caso.

APARTADO (19)VALORES.- SALDO.- Anotar el saldo, multiplicando las existencias en el almacén por el costo unitario o medio.

INSTRUCTIVO

VALE DE SALIDA DE ALMACEN.

PARA EL SOLICITANTE

APARTADO (1)AREA SOLICITANTE.- Anotar el nombre del área de la unidad administrativa que solicita los bienes.

APARTADO (2)RESPONSABLE DEL AREA.- Anotar el nombre del responsable del área solicitante.

APARTADO (3)FECHA DE SOLICITUD.- Indicar la fecha en que están solicitando los bienes necesarios.

APARTADO (4) NUMERO DE FOLIOS.- Anotar numeración progresiva.

APARTADO (5)DESCRIPCION DE FOLIOS.- Describir el bien o artículo solicitado.

APARTADO (6) UNIDAD.-Anotar la unidad de medida del artículo solicitado, (paquete, caja, pieza, etc.).

APARTADO (7) CANTIDAD SOLICITADA.- Anotar en número la cantidad que se requiere por cada bien.

PARA EL AREA DE RECURSOS MATERIALES

APARTADO (8) CANTIDAD ENTREGADA.- Anotar en número la cantidad que proporciona de los bienes solicitados.

APARTADO (9)TOTALES.- Anotar el resultado de la suma de las cantidades solicitadas y entregadas.

APARTADO (10)OBSERVACIONES.- Las que haya lugar.

APARTADO (11)FECHA DE RECEPCION DEL MATERIAL.- Anotar el día, mes y año en que se entrega el material solicitado.

APARTADO (12)SOLICITA.- Nombre y firma.- Anotar el nombre del responsable del área que solicita los bienes y la firma correspondiente.

APARTADO (13)AUTORIZA.- Nombre, firma y sello.- Anotar el nombre del responsable del área de Recursos Materiales, firma del mismo y sello del área.

APARTADO (14)RECIBE.- Nombre y firma.- Anotar el nombre de la persona que recibe los bienes solicitados y la firma de éste.

INSTRUCTIVO

RELACION DE BIENES INVENTARIADOS.

APARTADO (1) ANOTAR EL NUMERO CORRESPONDIENTE AL BIEN .

APARTADO (2) ANOTAR LA DESCRIPCION DEL BIEN .

APARTADO (3) ANOTAR EL NUMERO DE BODEGA, CUADRANTE, ESTANTE, ETC.

APARTADO (4) ANOTAR EL NUMERO DE MARBETE .

APARTADO (5) ANOTAR LA CANTIDAD DEL CONTEO DEFINITIVO .

APARTADO (6) ANOTAR LA UNIDAD QUE SE UTILIZO PARA EL CONTEO, PIEZA, CAJA, JUEGO, ETC.

APARTADO (7) SE ANOTA LA CANTIDAD DE LA PARTE" A" DEL MARBETE .

APARTADO (8)SE ANOTA LA CANTIDAD DE LA PARTE" B" DEL MARBETE .

APARTADO (9)SE ANOTA LA DIFERENCIA SI EXISTE ENTRE EL PRIMER CONTEO O EL SEGUNDO.

APARTADO (10) SE ANOTA EL VALOR UNITARIO POR UNIDAD DE MEDIDA .

APARTADO (11) SE ANOTA EL VALOR QUE RESULTE, DE MULTIPLICAR EL VALOR UNITARIO POR LA CANTIDAD DEL BIEN.